Každý si toho všiml – pokud se během dne nepovede dokončit rozdělaná práce, člověk se ráno budí rozlámaný a unavený, ihned s myšlenkou, co všechno musí ještě mimo naplánované úkoly na nový den udělat navíc – aby vůbec dokončil den předchozí. Nebo to smést ze stolu a zabít tak práci předchozího dne? To těžko.

Dalším nedokončováním je, když si člověk těsně před spaním, nebo vůbec během dne dává dohromady věci, které by měl udělat v den následující (samozřejmě, plánování není špatné, ale tohle není plánování). Při usínání se mu úlohy popletou a vzbudí se zmatený – některé úlohy splývají a především někde uvnitř hlodá pocit, jestli to, na co si vzpomíná, je opravdu všechno a na něco podstatného nezapomněl. A hned den začíná o něco hůř, což se na jeho celém průběhu určitě podepíše. Oba tyto způsoby se dají řešit – jednoduše, jen člověk musí chtít a vypěstovat si návyk.

Základním návykem řešícím první nedokončovací problém je dělení práce na menší celky. Žádný úkol není tak malý, aby se nedal rozbít na ještě menší. Je tedy vhodné se před začátkem práce nad daným úkolem zamyslet, jak ho rozbít na menší celky a učinit tak. Každý tento celek je možné náročnostně odhadnout (postupem času budou samozřejmě odhady přesnější) a do dne si naskládat odpovídající množství (radši MNOHEM méně, než více) těchto celků, samozřejmě s ohledem na čas, který bude možné provádění těchto činností věnovat. Je třeba brát v úvahu vyrušování, odpočinky, oběd a další věci. Ovšem ani čas mezi tímto vyrušováním není možné využít souvisle – mozek obvykle potřebuje nějaký čas, aby se přepnul do pracovního režimu, takže čím delší bude úsek, který je možné věnovat nerušené práci, tím lépe. Je vhodné začít s menším množstvím těchto malých celků a postupně přidávat další, když člověk pozná svoji výkonnost a naučí se lépe odhadovat. Snahou je – mít večer hotové všechno, co bylo naplánováno – nezáleží na tom, že to není celý balík práce, která byla takto rozkouskovaná. Důležité je, že jde člověk spát s pocitem „hotovo“ a ráno se vzbudí odpočatý a natěšený na pokračování.

Tento postup se může zdát v rozporu s druhým typem nedokončování, ale není tomu tak, resp by nemělo být, pokud je pěstován návyk následující. A tento návyk zní ještě jednodušeji: všechno si zapisovat. Všechno! Neexistuje nic takového, že „je to přece jednoduché, tak to udělám hned za chvíli“. Zapsat! Nebo udělat hned. Když mě večer před spaním napadne nějaká drobnost, zapíšu si ji. Protože jinak mám ráno výše popsaný pocit, že jsem na něco důležitého zapomněl. A to nechci – ani zapomenout, ani ten pocit. Zní to jednoduše, ale zase tak jednoduché to není. Opravdu je potřeba vypěstovat návyk a zapisovat – úplně vše.

Tyto dva návyky je vhodné si vžít, protože dokáží neuvěřitelným způsobem pomoci jednak ve zlepšení produktivity jedince, druhak odstraní ranní pocit, že na něco zapomněl, nebo neudělal něco, co udělat měl. Jsou ovšem pouze začátek – navazují na ně další metody, posouvající laťku o něco výše. Totiž – jak úlohy dělit, zaznamenávat, hodnotit? Co ráno s tím vytvořeným seznamem bodů? O tom až někdy příště, zatím osvojujte návyky.

Na závěr snad ještě podstatná poznámka: někdo může namítnout, že je to sice všechno pěkné, ale pokud hrozí termíny dokončení, nebo mu někdo klečí za krkem, je to nepoužitelné. Omyl – stres, přepětí, únava udělají své a v okamžiku lámání chleba stejně nebude hotovo, nebo bude hotovo špatně, všichni budou unavení, nevrlí… Samozřejmě není možné s těmito návyky začít týden před deadline a případný neúspěch svádět na ně.

Už od začátku je vhodné vše psát a úkoly dělit, dokud to jde a vhodně rozdělovat do dní (nebo delegovat :-)). Hodně zdaru při navykání a pevné nervy!